Depuis le mois de janvier 2020, la pandémie du Coronavirus nomée Covid-19 ne cesse de se propager à travers le monde. Même si certains pays ou certaines régions sont moins affectés que d’autres, plusieurs secteurs d’activités sont énormément touchés, certains ont dû arrêter complètement de fonctionner. Pour faire face à la crise, le télétravail (travail à distance) se présente comme une alternative pour plusieurs entreprises.

Qu’est-ce que le télétravail ?

L’article L. 1222-9 du Code du travail français définit le télétravail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Télétravail… Pour quel type d’entreprise ?

Il est évident que le télétravail est destiné à une certaine catégorie d’entreprise. Les entreprises concernées sont celles qui font essentiellement dans les prestations de service à l’instar des entreprises informatique, les entreprises de communication, les cabinets d’audit/comptabilité… Les industriels par exemple auront du mal à implémenter le télétravail.

Notre sélection d’outils :

D’après notre expérience et une étude menée auprès de nos partenaires, pour réussir le télétravail en entreprise, il est important, voire indispensable de s’approprier au moins un outil dans chacune des 04 catégories ci-après :

1. Messagerie instantanée de groupe

Il est indispensable que les membres de l’entreprise disposent d’un moyen de s’échanger des messages instantanés en groupe. Dans cette catégorie nous recommandons Slack qui est un puissant outil de collaboration en ceci qu’il propose un espace de travail unique pour l’équipe, il donne la possibilité de créer des canaux de discussion classés par sujet, une messagerie privée et les échanges sont conservés sur le long terme.

Comme alternatives vous pouvez utiliser Skype, Google Hangout, Telegram ou WhatsApp.

2. Outil de vidéoconférence

Mieux que la messagerie instantanée, la vidéoconférence offre les mêmes avantages qu’une réunion en présentiel. Ici nous recommandons Zoom qui est un outil qui permet d’organiser des appels vidéo de haute qualité à plusieurs. Il offre également des fonctionnalités telles que la possibilité d’enregistrer une conversation, un chat, le partage d’écran, le mode webinaire… Il est aussi pratique pour organiser des formations à distance.

Comme alternative nous proposons TeamViewer, Skype ou Discord.

3. Outil de partage de fichiers

Les outils précédents, pour la plupart n’offrent pas un espace de stockage assez important pour le partage de fichiers dans leurs versions gratuites. Nous vous proposons Dropbox comme moyen de partage de fichier, il offre 25 Go de stockage sur le cloud gratuitement à chaque utilisateur.

Comme alternative nous avons Google Drive (15 Go) et Microsoft One Drive (5 Go).

4. Outil de gestion de projet

Hormis la communication et le partage de fichiers au sein de l’équipe, il est également très important pour les managers et les chefs d’équipes de disposer d’un moyen efficace de suivi de l’évolution des activités au sein de l’équipe. Pour cela, Trello se positionne comme l’outil presque parfait, il est inspiré des méthodes agiles et du Kanban. Il permet le suivi de l’évolution d’une activité grâce à un tableau composé de colonnes, chaque colonne contient un ensemble de cartes qui représentent des tâches.

Comme alternative à Trello, nous proposons TeamWork, Bitrix24 et ProofHub.

En définitive, en temps de crise liée à une épidémie comme celle due au Covid-19, il est impératif pour les entreprises qui ont la possibilité, de lancer un plan de continuité des activités (PCA) qui intègre le télétravail, partiellement ou totalement. Même pour les cas où le cœur de métier ne peut être assuré en télétravail, le télétravail peut être utilisé par exemple pour maintenir la communication sur les produits et services de l’entreprise. Les outils présentés ci-dessus sont des recommandations personnelles, ils sont faciles à prendre en main, mais peuvent dans certains cas nécessiter une formation du personnel de l’entreprise. De plus, la maitrise de ces outils permet également d’être éfficace tout en réduisant ses charges, donc même hors pandémie, ces outils sont un plus considérable.

Pour toute question ou conseil concernant votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter ici.

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